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martes, 10 de mayo de 2011

INTRODUCCION

Microsoft Excel

Microsoft Excel es la hoja de cálculo más difundida a nivel mundial, una aplicación que se ha convertido en un estándar para el tratamiento de datos numéricos, modelos financieros y generación de gráficos y que llega a su máxima expresión en la nueva versión 2007 gracias a su renovada interfaz de usuario, con la que es posible efectuar la mayoría de tareas con un par de clics de ratón. Este libro, redactado con un enfoque didáctico, guía al lector en sus primeros pasos con Excel, describiendo el entorno de trabajo y las tareas más sencillas como son la introducción de datos, fórmulas y textos, o la aplicación de formatos y uso de funciones para, a continuación, ir entrando en temas algo más avanzados como son la publicación de hojas de cálculo, la elaboración de gráficos para rep la información, o la gestión de tablas de datos filtrándolos, ordenándolos y creando grupos, etc... Finalmente se abordan, ya en los últimos capítulos, el análisis de datos con funciones de Excel como las tablas, los escenarios o la persecución de objetivos, la automatización de tareas a través de macros y la integración de Excel con otras aplicaciones de Office. A lo largo del libro se enumera la mayoría de las novedades de Excel 2007 respecto a versiones previas, recogidas en su mayor parte en la Cinta de opciones que sustituye a los antiguos menús y barras de botones.

MICROSOFT EXCEL : ¿QUÉ ES?

 MICROSOFT EXCEL

Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso. Office Excel 2007, en combinación con Excel Services (una nueva tecnología incluida en Microsoft Office SharePoint Server 2007), ofrece mejoras significativas para compartir datos con más seguridad. Puede compartir información confidencial de la empresa de un modo más amplio y seguro con sus compañeros de trabajo, clientes y socios empresariales. Al compartir una hoja de cálculo con Office Excel 2007 y Excel Services, podrá explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros, e interactuar con las vistas de tabla dinámica directamente en el explorador de Web.

CARACTERISTICAS DE MICROSOFT EXCEL

CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT EXCEL 
  • Es fácil de usar pues contiene cajas de diálogo, menús desplegables y apoyo del ratón.
  • Relaciona hojas de cálculo.
  • Tiene capacidad de resolver problemas ya que provee de más de 500 funciones y pueden crearse propias.
  • Soporta arreglos y tablas.
  • En los cálculos se incluyen sólo aquellas celdas que han cambiado desde el último cálculo.
  • Las tareas repetitivas pueden ser automatizadas con el uso de macros.
  • Manejo de datos creados en otro software.
  • Manejo de gráficas y diagramas.
  • Proporciona un control de auditoria extenso, pueden nombrarse celdas o rangos de celdas; también pueden agregarse notas o mostrar atributos de celdas activas.
  • A las celdas o texto se les puede dar cualquier formato soportado por Windows.
  • Es una herramienta de administración de base de datos. Se puede trabajar con datos orientados a campos y registros, procesar preguntas de búsqueda y generar reportes
  • Es un ambiente de desarrollo de aplicación, se complementa con botones, menús personalizados  y cajas de diálogo.

ELEMENTOS DE EXCEL

ELEMENTOS DE EXCEL
  1. Boton de Office. (Nueva característica de Excel 2007)
  2. Barra de Inicio Rápido. (Nueva característica de Excel 2007)
  3. Barra de Título de la ventana que muestra el nombre del libro abierto.
  4. Botones para minimizar, maximizar y cerrar Excel y el documento.
  5. Boton de ayuda.
  6. Barra de menús.
  7. Barras de Herramientas agrupadas por menú. (Nueva característica de Excel 2007)
  8. Celda activa.
  9. Asistente para funciones.
  10. Columnas de la hoja.
  11. Filas de la hoja.
  12. Celdas de trabajo.
  13. Botones de desplazamiento.
  14. Hojas del libro.
  15. Barra de Estado.
  16. Barra de desplazamiento vertical.
  17. Barra de desplazamiento horizontal.
  18. Zoom del documento.
  19. Vista del documento.
  20. Hojas del libro.
  21. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
  22. Zoom sobre la hoja. (Nueva característica de Excel 2007)
  23. Controles para cambiar la vista de la hoja.
  24. Barra de estado.

¿QUE ES UNA FUNCIÓN EXCEL?

¿Qué es una función Excel?




Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Una de mas fortalezas de Microsoft Excel es que nos permite hacer operaciones con fechas. Sin embargo, para poder sacar provecho de esta ventaja es muy importante que conozcamos la manera en que Excel maneja la fechas internamente.
Para poder realizar operaciones con fechas Excel cuenta con una serie predefinida para manejar este tipo de dato. Por defecto la serie para fechas de Excel inicia el 1 de Enero de 1990 es el número de la serie "1". A partir de ahí, cada día más de la serie es la siguiente fecha en días calendario, es decir, el número de la serie "2" es el 2 de Enero de 1990 y así sucesivamente hasta el 31 de Diciembre de 9999. Por ejemplo es 31 de Diciembre de 2007 es el número 39447 de la serie.
Sabiendo esto, podemos utilizar algunas funciones de Excel relacionadas con fechas manejando como parámetros datos ya sea en formato fecha o su serie correspondiente. En las siguientes publicaciones veremos algunas de estas funciones, la primera de ellas será la función AÑO().


ESTRUCTURA DE UNA FUNCION

Estructura de una función




La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:
Signo igual (=).
Nombre de la función.
Paréntesis de apertura.
Argumentos de la función separados por puntos y comas.
Paréntesis de cierre.

Insertar función

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:
Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma.
Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, ademas una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones Anidadas

Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidadad. Por ejemplo:

=SI(PROMEDIO(A1:A10)>50;SUMA(B1:B10);0)

La siguiente función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada).

Resultados válidos

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Límites del nivel de anidamiento

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

CAMBIAR EL TAMAÑO DE VISUALIZACION DE LAS FILAS

Cambiar el tamaño de visualización de las filas

  • Podemos cambiar el tamaño de visualización de las filas de igual modo.
  • Nos situamos en la barra que muestra los números de las filas en la línea que queremos mover.
  • Y manteniendo pulsado el ratón movemos la línea

  • Podemos cambiar la visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comandoZoom, de la Barra Estándar . . 

  • Si seleccionamos un número más pequeño la pantalla mostrará un mayor número de celdas de menor tamaño

INTRODUCIR DATOS Y CAMBIAR EN LA HOJA DE TRABAJO

Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo

  • En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones.
  • Nos situamos marcando con el ratón  por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO ANUAL.
  • Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el símbolo que nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido.
  • Y aparece el símbolo para confirmar o introducir la información. Otra forma de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.

REALIZAR CORRECCIONES
Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:
  • Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en la parte superior.
  • Hago clic sobre la parte de la Barra  que muestra el contenido de la celda.
  • Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones.
Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner PRESUPUESTO MENSUAL

NOMBRAR CELDAS Y RANGOS

Nombrar celdas y rangos
Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente.


Pero Excel también tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de solo una celda.


¿Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?

Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37

Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro.



Ya tenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiermos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5


Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que excel nos lleve de a la posición deseada


Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando.

DAR FORMATO A LOS DATOS INTRODUCIDOS

Dar Formato a los Datos introducidos

Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato. 


Vamos a realizar un ejemplo en el que:


A) Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto.
B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras. 
C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. 
D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.
E) Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color verde claro 
Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú.

También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de opciones.



Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Menú.

FORMULARIO FORMATO DE CELDAS

Formulario Formato de Celdas


Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú

Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.

Pulsando sobre Formato en la Barra superior y Celdas.

En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente



En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción.



Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestañaBordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas.



Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario por ejemplo.



En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas.

GUARDAR Y RECUPERARLOS ARCHIVOS

Guardar y Recuperar los Archivos

GUARDAR LOS ARCHIVOS

Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de cálculo.

En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y

Guardar como

En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos.

Y pulsamos Guardar




RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS

Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú

Pulsamos sobre Abrir

Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.



Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos archivado con Excel al final del menú Archivo puede aparecer.

OPERACIONES MATEMATICAS

Operaciones matemáticos

Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.

SUMAR

Para sumar directamente varios números:
Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
Sumamos utilizando el signo +
Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.

Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.



MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado.

Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.

Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enteren la celda aparece el resultado de 16

EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.

El programa Excel calcula en un cierto orden:
Primero las operaciones entre paréntesis.
Las potencias
Las multiplicaciones y divisiones
Sumas y restas.

EJEMPLO

Realizar la operación 4*(4-3)

NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13

Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.

Por tanto el resultado es 4

EJEMPLO

¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?
El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5
Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125
A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875
Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861

OPERACIONES NUMERICAS

Operaciones Numéricas


REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Sumar números.
Marcamos los números que deseamos sumar.
Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.


COMPONENTES DE LAS FUNCIONES

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).

La anterior fórmula se compone de:
Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto.
A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA
Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7

EJEMPLOS

Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la fórmula.
Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1
Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas.



SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS

Vamos a sumar por filas y por columnas. 

Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.



Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.

Y el resultado es que:

Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila.

Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior.

Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas



Orden de las operaciones

Lo más normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores.

Pero Excel es mucho más potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operandos y operadores como necesitemos.
Vamos a ver algunos ejemplos:
Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra
Y si modificamos la celda original, tambien se modificara automáticamente la celda de la formula.
Con dos operadores:
Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas tiempo
Con mas de dos operadores. Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo
En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participación, y le restamos los impuestos.
Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos.
El resultado obtenido es 534
Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando por los operandos mas importantes según su orden de prioridad
El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estan entre paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion. Tercero la multiplicación y división, en caso de igual importancia se evalua primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la multiplicación y la division.
Asi pues en la operación anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos.
Para construir la formula que queriamos tendríamos que haber usado los paréntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior